1. Aanleiding en probleemstelling

• Grote groepsactiviteiten (zoals Sint Jorisdag, Boerenkoolmaaltijd en Seizoensafsluiting) zorgen voor extra druk bij leiding, mede door de toegenomen omvang van de vereniging.
• Een groep van circa 10 (ex-)kaderleden en stamleden wil zich graag inzetten voor de vereniging, maar zoekt naar een duidelijke en passende rol.
• Het huidige activiteitenaanbod is in principe voldoende; er is weinig ruimte en behoefte voor uitbreiding binnen de agenda.
• Stamleden zijn momenteel onvoldoende geïnformeerd over het bestaande activiteitenaanbod of er wordt geen rekening gehouden om de stam als deelnemer of organisator aan te haken.
• Plusscouts (18+ leden die geen rover/stamlid zijn), ereleden en andere belangstellenden worden niet altijd structureel uitgenodigd voor activiteiten.

2. Doel van dit voorstel

• De druk op leiding verlagen bij grote groepsactiviteiten.
• Meer eigenaarschap en betrokkenheid creëren bij 18+ leden (stam, roverscouts, ex-kader, plusscouts).
• Zorgen voor continuïteit en kwaliteit in de organisatie van activiteiten.
• De zichtbaarheid van het activiteitenaanbod vergroten.
• De groepsbinding versterken binnen de vereniging.

3. Oplossingsrichting: werken met activiteitenteams

3.1 Activiteitenteams

• Iedere (grote) groepsactiviteit wordt georganiseerd door een activiteitenteam.
• Elk activiteitenteam heeft één duidelijk aanspreekpunt:
• “Coördinator {Activiteit}”, bijvoorbeeld Coördinator Sint Jorisdag.
• Activiteitenteams zijn in principe verantwoordelijk voor het organiseren van bestaande activiteiten, niet voor het uitbreiden van het activiteitenaanbod.
• Activiteitenteams hebben een jaarlijkse in- en uitstroom van organisatoren.

3.2 Activiteitencoördinator (overkoepelend)

• Is lid van de Groepsraad.
• Is de schakel tussen Groepsraad en de activiteitenteams.
• De activiteitencoördinator signaleert knelpunten en escaleert tijdig naar de Groepsraad.

• Borgt dat activiteitenteams functioneren:
• voldoende bezetting
• juiste disciplines
• tijdige communicatie
• gebruik van de activiteitentemplate
• Doet +/- 4 maanden vóór een activiteit een check of het team compleet en voorbereid is.
• Motiveert teams om het template en de evaluatie in te vullen.
• Faciliteert de jaarlijkse Brainstormavond aan het begin van het seizoen (uitnodiging, planning, agenda en een borrel/maaltijd achteraf).

4. Jaarlijkse Brainstormmiddag/avond

4.1 Doel

• Inhoudelijke input voor activiteiten
• Zorgt voor enthousiasme en betrokkenheid
• Vorming van activiteitenteams

4.2 Opzet

• Vindt jaarlijks plaats aan het begin van het seizoen.
• Datum wordt jaarlijks bepaald (afhankelijk van o.a. Huttendorp, eerste opkomsten, Airborne en vakanties) en tijdig gecommuniceerd.
• Voorafgaand aan het brainstormmmoment wordt door het leidingsteam en groepsraad bepaald welke activiteiten op de planning staan en welke door de activiteitenteams georganiseerd worden.
• Het brainstormmoment is open voor alle belangstellenden.

4.3 Werkwijze

• Brainstorm per activiteit (bijv. met post-its per activiteit op een bord).
• Na de brainstorm worden teams gevormd en beantwoorden we gezamenlijk de WWWW-vragen:
• Wanneer vindt de activiteit plaats?
• Welke disciplines zijn nodig?
• Wie zitten in het activiteitenteam?
• Wie is de coördinator?
• Wanneer gaat de eerste communicatie naar deelnemers eruit?
• Wanneer is het eerste activiteitenteamoverleg?

4.4 Sfeer en doelgroep van de brainstorm

• Laagdrempelig en gezellig.
• Alle 18+ leden zijn welkom (en voelen de verantwoordelijkheid om aanwezig te zijn):
• Roverscouts (past binnen hun ontwikkeling en spelvisie om binnen hun roverscoutsperiode een groepsactiviteit te organiseren)
• Stamleden
• Leiding
• Afgesloten met eten en drinken voor sociale binding.

5. Communicatie & overzicht

5.1 Google Agenda

 Beschikbaar via  https://agenda.scouting-ijsselgroep.nl/ 

• Per speltak een gedeelde Google Agenda met:
• Groepsactiviteiten
• Speltakactiviteiten

5.2 Seizoensposter



Add a caption...

• Per speltak komt een template voor een poster beschikbaar met:
• Belangrijke activiteiten van het seizoen
• Witruimte voor aanvullingen gedurende het jaar
• Meer informatie over hoe de speltak te werk gaat
• Poster:
• Hangt op een voor de speltak herkenbare plek in het gebouw
• Een fysieke kopie wordt uitgedeeld aan het begin van het seizoen

6. Verwachtingen en randvoorwaarden

• Leidingsteam blijft verantwoordelijk voor de inhoud binnen speltakken.
• Activiteitenteams organiseren bestaande activiteiten.
• Van stamleden wordt verwacht:
• Actieve betrokkenheid bij de IJsselgroep
• Minimaal twee keer per seizoen hand- en spandiensten, afhankelijk van de behoefte van de groep. Het organiseren van een activiteit telt mee voor deze doelstelling.

7. Activiteitentemplate (draaiboek)

• Communicatie
• Doelgroepen (met checkboxen)
• Communicatiekanalen
• Organisatie
• Namen en rollen van het activiteitenteam
• Globaal programma
• Promomateriaal
• Beschikbaar verenigingsmateriaal (banners, spandoeken, flyers)
• Reflectie & evaluatie
• Wat behouden we?
• Wat doen we volgende keer anders