Groepssecretaris

De Groepssecretaris (ofwel penvoerder) heeft als taak het maken van notulen tijdens een vergadering. Ook het schrijven van brieven en uitnodigingen is een van de taken. De Groepssecretaris fungeert als contactpersoon voor ingekomen en uitgaande post (ook digitaal) voor de vereniging en het bestuur. Hierbij is hij degene die de opvolging van acties afkomstig vanuit de vergaderingen in de gaten houdt. Bovendien verzorgt hij de ledenadministratie.

Basisactiviteiten

  • Verzorgen van uitgaande post;
  • Archiveren van ingekomen en uitgaande post;
  • Verslaglegging en en notuleren van de volgende vergaderingen:
  •  Groepsraad⁠ 
  •  Bestuursoverleg⁠ 
  •  Teamleidersoverleg⁠ 
  • Bijhouden ledenlijst, -administratie en gegevensbeheer (SOL)
  • Controleren op naleving openstaande acties, afspraken, etc. intern en extern;
  • Bijhouden groepsarchief, groepsjaarkalender en nationale scoutingactiviteiten;
  • Aanvragen VOG-verklaringen voor meerderjarige (kader)leden;
  • Bijhouden lustrum gegevens en uitreiken lustrumtekens.

Mede verantwoordelijk voor:

  • Opstellen en toelichten beleids- en meerjarenplannen;
  • Bijhouden van stukken van de Landelijke Raad;
  • Verslag doen van andere vergaderingen (Gemeentelijk, Stichting, Regio, Landelijk etc.).