Onder groot materiaal valt het merendeel van het materiaal dat in het materiaalhok van het Troephuis, de container, het gereedschap in het houthok, de keuken (Troephuis) en de kelder ligt.
Niet: speltakmateriaal en materiaal in de keuken van het Hordehol en de speltakkasten. Voor het opruimen en onderhoud hiervan zijn speltakken zelf verantwoordelijk.
Rol van de stichting: de stichting beheert onroerend goed. Materiaal is geen onroerend goed.
Materiaal wat verbruikt wordt (wat je opstookt, of wat na de opkomst “op” is) is speltakmateriaal. Materiaal wat door meerdere speltakken gebruikt wordt en wat niet “op” kan, is groot materiaal.
Voorbeeld: bij figuurzagen, is de beugel ‘groot’ materiaal, het hout en de zaagjes zijn speltakmateriaal.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van de materiaalbeheerders en materiaalcommissie?
Materiaalbeheerders faciliteren reparaties, maar vraagt hierbij betrokkenheid van de groep en materiaalcommissie.
Materiaalbeheerders organiseert 3 keer per jaar een onderhoudsmoment.
De materiaalcommissie wordt gevormd door materiaalbeheerders en anderen (leden, ouders, derden) en hebben als taak het materiaal te onderhouden.
Materiaalbeheerders en materiaalcommissie zijn niet verantwoordelijk voor het op orde houden van het materiaalhok. Groepsraad wordt gevraagd om te helpen opruimen.
Materiaalcommissie faciliteert door te stickeren/ordenen en ervoor te zorgen dat het materiaal fatsoenlijk opgeslagen kan worden.
Onderhoud
Is er iets stuk, meld dit dan! De materiaalbeheerders zorgen voor een reparatieplan. Het kan zijn dat je gevraagd wordt mee te helpen met onderhoud.
Let op: wij pakken reparaties niet direct op, dit wordt op voorafgeplande momenten gedaan.
De materiaalcommissie organiseert drie keer per jaar een onderhoudsmoment (dag/dagdeel). Onderhoud wordt tijdens deze momenten opgepakt. Hierbij worden kaderleden en ouders uitgenodigd. De data worden aan het begin van het seizoen geprikt.
Aanschaf van materiaal
De materiaalbeheerders besluiten niet over de aanschaf van het materiaal. Dit doet de groepsraad.
De materiaalbeheerders ontvangen voorstellen tot aanschaf (beschrijving, kostenplaatje & link naar webshop) en draagt deze voor aan de Groepsraad.
De Groepsraad beslist tijdens de vergaderingen (ongeveer 2 keer per jaar) over wat we aanschaffen. De materiaalbeheerders schaffen dingen niet direct aan, maar wachten op akkoord van de Groepsraad, conform 3.5. Financiën . Hiermee voorkomen we impulsaankopen.
Soms zijn er kleine dingen aan te schaffen, bijvoorbeeld ter vervanging. De materiaalcommissie vraagt mandaat tot € 50 per jaar om dit aan te schaffen.
Wie gaat wat doen?
Jeroen Schuitemaker en Gijs van Zoelen zijn als materiaalbeheerders coordinator van de materiaalcommissie. Ze doen dit samen, om kennisoverdracht te bevorderen en de bus-factor te verminderen.
Materiaalbeheerders kunnen het bestuur benaderen voor advies.
Anderen (leden, ouders, derden) kunnen bijdragen aan het beheer en onderhoud van materiaal als lid van de materiaalcommissie.
Hoe benader je ons?
Er is een WhatsApp-groep met materiaal, hierin is iedereen welkom.
Het is soms lastig om te kijken of groot materiaal uitgeleend kán worden. De speltakken grijpen nog wel eens mis.
Uit het IJsselboek:
Leden en derden kunnen groot materiaal lenen van de vereniging.
De vereniging heeft voorrang op het gebruik van groot materiaal.
Coördinatie van het lenen van materiaal loopt via de 3.3.7. Materiaalbeheerder. Deze neemt het besluit over het wel/niet en onder welke voorwaarden uitlenen van materiaal en afhandelen van schade (bijdragen aan herstel, dan wel vervanging).
Bij schade aan grote materialen draagt de lenende partij bij aan de reparatie of vervanging van het materiaal.
Grote materialen waarvan verwacht wordt dat verkeerd gebruik snel tot schade kan leiden, kan:
Een borg gevraagd worden;
Aanbieden om leden tegen vergoeding te laten helpen bij het gebruik van groot materiaal (bijvoorbeeld opzetten van een tent);
Besloten worden om het materiaal niet uit te lenen.
Bij lenen van het groot materiaal, schrijf je op wat je meeneemt, op de lijst aan de deur. Je dient ook op te schrijven wanneer je het terug brengt.